Hace una semana publicaba la primera parte de la entrada ¿Cómo implantar la Administración Electrónica? Programa de 12 pasos (1ª parte), toca ahora desgranar los siguientes 6 pasos, para completar el programa y animar a todos a buscar entre los diferentes pasos aquéllos que mejor se apliquen en su organización para su utilidad práctica.
7. Simplificarás sobre todas las cosas: menos es más
Menos es más, y si de lo que hablamos es de burocracia no cabe la menor duda. La reforma impulsa una pretendida simplificación que sólo será tal si se aborda desde una visión global, que nos permita reducir plazos, personas, tiempos y documentos.
La mera simplificación en términos de costes y reducción de cargas administrativas es evidente. Según el método simplificado de medición de costes estándar la presentación en formato electrónico de una solicitud tiene un coste de 5 €, mientras que la versión presencial se multiplica hasta llegar a 80 €. Ahora pensemos cuántos trámites a lo largo de nuestra vida realizamos ante la administración y echemos cuentas. No hace falta decir nada más.
Pero es que además, no se trata de trasladar miméticamente el expediente del papel al formato electrónico, se abre la oportunidad de hacer una enmienda a la totalidad a nuestra forma de tramitar, aprovechando la ocasión para el rediseño de procedimientos en clave de simplificación y eficacia. Pero también simplificación documental para los ciudadanos, aplicando las previsiones del artículo 28 y haciendo realidad el principio de una sola vez (sobre el que tan bien ha escrito Gerardo Bustos en su entrada Principio de una sola vez, o cómo dejar de marear al ciudadano). Incluso en su artículo 96 la LPAC recoge una nueva especialidad en la tramitación, el procedimiento simplificado. Ya no hay excusas.
8.- Convencer (no vencer) las resistencias al cambio
El proceso de implantación de la administración electrónica no puede verse como una lucha entre bandos opuestos, entre jóvenes y mayores, tecnólogos y analógicos, los modernos y los clásicos. Las resistencias al cambio son toda una tradición en cualquier proceso de transformación y cuenta con “el siempre se ha hecho así/nunca se ha hecho así” entre sus mejores argumentos, por ello resulta capital abordarlas desde la serenidad y el convencimiento, explicando no sólo que se trata de un nuevo marco legal, sino de una mejora sustancial en el servicio público, la finalidad última de la administración.
El origen de las mayores resistencias es, en muchos caso, el puro desconocimiento, y aunque el miedo a lo desconocido merece, en mi opinión, un trato más benévolo que el de aquéllos que sólo quieren conservar su status quo no debe ser un obstáculo. La llegada de las nuevas tecnologías a la administración provoca no pocos recelos, para muchos todavía es necesario “tocar papel” y “oler la tinta”, no se fían de la firma electrónica, y no se acaban de creer lo de la nube (dónde está esa nube, preguntan con cara de asombro). Hace falta mucha didáctica aplicada para comprender un modelo que todavía resulta ajeno y extraño a muchos de aquéllos que deben implantarlo.
9.- Crear redes y multiplicadlas. Aprovechar las sinergias
En un mundo como el actual hiperconectado es necesario aprovechar las múltiples redes existentes para optimizar en la resolución de problemas, en la aplicación de técnicas de mejora. Máxime si pensamos en quiénes deben implantar la administración electrónica: 8.125 municipios, más las Diputaciones provinciales, los Consells y Cabildos insulares, Mancomunidades, Comarcas, Consorcios, más todo el aparato del Estado y el de las CCAA, todos y cada uno de ellos a su manera, abriendo una brecha de desigualdad en el derecho de los ciudadanos a relacionarse electrónicamente en función de la administración y el territorio.
Para evitar ese escenario, podemos consultar y debemos procurar la utilización de las herramientas colaborativas a nuestra disposición a través del Catálogo de Servicios de Administración Digital de la Secretaría General de Administración Digital. Pero también crear redes entre personas, formales e informales, foros de debate y reflexión, hoy afortunadamente no son pocos, me gustaría destacar la extraordinaria labor llevada a cabo por Novagob y por InapSocial (donde tengo el placer de ser Comunity Manager de Administración Electrónica).
Pero es que la propia reforma ha puesto el acento en las relaciones electrónicas entre las diferentes AAPP, principio básico y fundamental que recoge el artículo 3 LRJSP, norma que, además, dedica su artículo 158 a la transferencia de tecnología entre Administraciones. Cuestión distinta es su virtualidad práctica a día de hoy.
10.- No practicarás la necrofilia administrativa: “El papel ha muerto, viva el papel¡¡”
La implantación de la administración electrónica, de la administración sin papeles, ha traído consigo, en muchas ocasiones, un incremento en los gastos asociados a la tramitación en papel. Los primeros datos los arrojaban los análisis en la implantación de Lexnet, en los juzgados acostumbrados a que fueran los procuradores los que aportaban la documentación en formato papel se veían abocados a imprimir sin fin, para “facilitar” la consulta de los expedientes.
En Galicia, se aseguraba que «Los juzgados gastan un 30 % más de papel desde la orden de «papel cero»», mientras que en el ámbito estatal, no hace mucho se ofrecía el mismo balance. Habría que conocer los datos, pero el origen de esta casuística estaría en múltiples razones, desde la preferencia de algunos por la lectura en papel por pura costumbre, hasta las limitaciones tecnológicas del sistema que dificultan su utilización. No se trata de eso, sino de garantizar que la implantación resultará lo suficientemente beneficiosa y simple para todos los usuarios como para no añorar la época papel, pensando aquello de “cualquier tiempo pasado fue mejor”.
11.- No procrastinarás…(Estás procrastinando y lo sabes¡¡)
Un año, esta era la vacatio legis que tanto la Ley 39 como la Ley 40 concedían para ajustar la organización y funcionamiento de las AAPP a sus previsiones, complementado con otros plazos más amplio.
Sin embargo, hagamos un breve relato:
- 2 de octubre de 2016. Se activaba la primera fase, pero pocas AAPP podrían decir que en esa fecha disponían de expediente electrónico dando cumplimiento a todos los aspectos exigidos por el nuevo marco legal.
- 2 de octubre de 2017. La siguiente meta volante, entre otras, la necesidad de revisar toda la normativa en vigor para garantizar su adaptación normativa, así como la aprobación también del Plan Anual Normativo. “Seguimos trabajando en ello”.
- 2 de octubre de 2018. La, en teoría, meta final, cuando todos los procedimientos de todas las AAPP serán electrónicos e interoperables, cuando (ahora sí) se habrán activado todas las previsiones de la Ley 39/2015, en particular, su Disposición Final Séptima (registro electrónico de apoderamientos, registro electrónico, registro de empleados públicos habilitados, punto de acceso general electrónico de la Administración y archivo único electrónico). “En construcción”.
Es difícil. No se trata de ser escéptico, sino realista. El grado actual de implantación de la administración electrónica no permite ser demasiado optimista respecto al cumplimiento de este último plazo, que exigiría que la totalidad de AAPP fuésemos íntegramente electrónicos , pero, en muchos casos, más por una falta de asunción del reto que de posibilidades reales (vid paso 9).
12.- Seremos electrónicos, sólo falta saber cuándo
Ya casi ni está de moda hablar de millennials, pues por la propia evolución demográfica cada vez son más y vamos siendo menos los que nacimos en analógico. Aunque los estudios existentes en la actualidad demuestran una sociedad que utiliza las nuevas tecnologías en múltiples campos de su vida, como lo demuestran las estadísticas de las compras on line, fenómenos como Amazon, o la banca en internet, la compra de entradas, reservas, viajes y múltiples acciones, todavía queda un reducto en la red con el que los ciudadanos “no se atreven”, y es precisamente la administración electrónica, las relaciones electrónicas con las AAPP. Algo no estaremos haciendo bien.
Debemos articular medidas, como decía Xavier Marcet, el 28 de mayo de 2017 en La Vanguardia “Las administraciones no tendrán más remedio que adaptarse a un mundo que cambia aceleradamente” (¿Tiene remedio la administración?). Porque tenemos que estar a la altura, y no seguir yendo a años luz por detrás de una sociedad que en su cotidianeidad ya es digital, porque casos como el que veréis en el siguiente Vídeo cada vez serán más frecuentes. Seremos electrónicos, el interrogante es cuándo, y, por eso, es necesario seguir trabajando.
En definitiva
“No cambia nada, pero lo cambia todo… Mucho más que un cambio legal”
