Parafraseando a un célebre anuncio publicitario, he querido titular esta entrada señalando la diferencia entre almacenar (lo que se suele/solía hacer en las AAPP con el papel, en muchos casos sin orden ni criterio) y archivar (una acción ordenada y estructurada, ahora que el formato electrónico es ya el único admisible, ineludible)
El hilo de este tema nace en las II Jornadas sobre Interoperabilidad y Archivo Electrónico, celebradas en Madrid el día 26 de septiembre y organizadas por el Ministerio de Hacienda y Función Pública, con la colaboración de la ONU, el BID, y la Comisión Europea, y con un gran éxito de convocatoria.
En la Jornada, con un gran programa (que se puede consultar aquí y con todos los vídeos disponibles aquí) se puso de manifiesto la importancia tanto de cumplir con el marco de interoperabilidad como de disponer de un archivo electrónico, ejes básicos para la implantación del modelo de administración electrónica, tal y como lo han diseñado las “siamesas administrativas”( Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas y Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público), máxime en un país como el nuestro, fuertemente descentralizado y con tres niveles diferenciados de gobierno y administración (estatal, autonómico y loc al).
Tuve el honor de moderar una Mesa sobre el Archivo Electrónico Único, con magníficos ponentes: Paloma Vaquero (Jefa del Archivo de las Cortes de Castilla y León, Gerardo Bustos (Subdirector General de la Información, Documentación y Publicaciones, MINHAFP) y Severiano Hernández (Subdirector General de los Archivos Estatales, MECD). Todo un lujo por su perfil profesional y conocimiento de la materia como demostraron con sus interesantes intervenciones, para ayudarnos a sentar las bases para esa transición tan necesaria, y pasar de almacenar a archivar (el vídeo de la intervención aquí).
En la imagen con Paloma Vaquero, Gerardo Bustos y Severiano Hernández
Desde el punto de vista normativo, y con base constitucional en el artículo 105 CE, la incorporación del Archivo Electrónico Único en el año 2015 a la regulación básica sobre procedimiento administrativo común, se produce a través del artículo 17 de la Ley 39/2015 y 46 de la Ley 40/2015, en una regulación todavía insuficiente, carente de desarrollo reglamentario, y sin perjuicio del debido cumplimiento del ENI y ENS, y las diferentes NNTT.
Para encauzar el debate y pasar del almacenaje al archivo debemos intentar responder, al menos, a tres preguntas. ¿Quién? ¿Cómo? y ¿Cuándo?
- ¿Quién? Esta pregunta nos sitúa ante otras, cómo cuáles han de ser las competencias profesionales de los archiveros, los nuevos perfiles, si hay suficientes efectivos en todas las AAPP (con especial incidencia en la local) y su reposicionamiento en la organización, pues ahora la figura del archivero es una de las claves del nuevo procedimiento (tecnológico, jurídico y documental). Desde el minuto uno hasta el final, el alfa y el omega del expediente electrónico.
- ¿Cómo? Las soluciones tecnológicas ya existen, y si no se cuenta con ninguna, Archive está a disposición de todas las AAPP, pero la dificultad será la integración en términos de interoperabilidad, una debilidad en muchos casos, incluso de las más avanzadas electrónicamente.
- ¿Cuándo? La vigencia en diferido de la Ley 39/2015, con diferentes metas volantes, exige manejar distintos formatos, regímenes transitorios y horizontes de cumplimiento diversos. El definitivo, octubre de 2018, cuando el archivo electrónico único debe ser una realidad en el conjunto de las AAPP, a título individual o por medio de plataforma compartida, en virtud de lo dispuesto en la Disposición Adicional 2ª LPAC.
Todo ello sin obviar su carácter instrumental directamente conectado con los retos de futuro de la administración, que abre nuevos horizontes en torno al Big Data y la reutilización de la información, la innovación en la gestión pública, y el impacto en la automatización de procesos y de técnicas como Blockchain o la aplicabilidad de Inteligencia Artificial a los archivos.
Pero sobre todo, sin olvidar la pregunta más importante ¿para qué? Sin duda, para ofrecer un mejor servicio público a los ciudadanos, ellos sí son el alfa y el omega de la administración.
NOTA: Durante la Mesa tuvimos la oportunidad de conocer las conclusiones del Subgrupo de Archivo Electrónico, dentro del GT de Documento, Expediente y Archivo Electrónico, que nos ofreció Paloma, como coordinadora del mismo.
