En el I Foro de Innovación Pública de Wolters Kluwer presentaba mi particular visión del “Programa de 12 pasos para implantar la administración electrónica”, inspirado en el Programa de Alcohólicos Anónimos, comparto, brevemente y actualizado, las líneas generales dividido en dos entradas por su extensión:

1.- Reconocer el problema ¿Somos electrónicos?

El primer paso para solucionar un problema es ser consciente de que tenemos un problema. Todos lo hemos escuchado en las películas como el primer paso de AA, en nuestra versión somos una especie de Burocrátas Anónimos, escondidos tras el genérico “funcionario”.

Aunque en la actualidad no existen datos que permitan exponer el verdadero grado de implantación de la administración electrónica en el conjunto de las Administraciones, un sondeo global no permitiría arrojar resultados satisfactorios. Es cierto que existen casos destacados e incluso en un nivel superior a la exigencia legal, pero no es la tónica general. Hablamos de tramitación íntegramente electrónica de “todos” los procedimientos, no de tramitación parcial o de parte de los procedimientos.

El nuevo marco legal se encuentra en vigor desde octubre de 2016, y aunque la reforma contaba con una vacatio legis de 1 año, la mayoría de la AAPP están todavía “en proceso” y la activación demorada de algunas previsiones a octubre de 2018 no es excusa. Por eso es necesario analizar la situación (real) de cómo nos encontramos desde el punto del cumplimiento de las previsiones normativas, pero también desde el examen de las condiciones de partida de diferente índole (organizativa, tecnológica, personal..), para identificar nuestras debilidades, conocer las posibles soluciones y trabajar para su aplicación. Quién no se ha visto reconocido en la protagonista de este Vídeo que, pese a que no nos guste reconocerlo, tan sólo ofrece una visión, extrema, de una realidad todavía existente.

  2.- Aplicar la Ley: las leyes no hacen milagros

Las Leyes no hacen milagros, pero ayudan. No digo nada nuevo si explico que la mera publicación de una norma en el BOE no conlleva su inmediata aplicación, máxime en el caso del derecho administrativo, cuya fuerza vinculante, en ocasiones, se ve muy reducida. Y todavía más en un caso como éste, con la Ley 39/2015 y la Ley 40/2015, que requieren de una estrategia global de aplicación, más que de más o menos artículos (aunque se agradecería una mejor técnica normativa).

Pero eso no significa que no debamos utilizar el recurso legislativo. Las leyes permiten su invocación para exigir su cumplimiento. Pero no sólo las Leyes 39 y 40 de 2015, pues el Esquema Nacional de Seguridad y el Esquema Nacional de Interoperabilidad, son sólo dos de las muchas normas que conforman el amplio arco  que nos permitirá avanzar en la dirección correcta y al que debemos apelar en caso de dificultades. Forman parte del ordenamiento jurídico y vivimos en un Estado de Derecho, por ello será muy positivo conocerlas en profundidad, con sus lagunas y deficiencias, pero también con las oportunidades que ofrece frente a las resistencias al cambio.

3.- Implicar a toda la organización: la verdadera Innovación está en las personas

En cualquier organización (pública o no) los perfiles de las personas que la integran son múltiples y variados. En la administración pública se dan, además diferentes roles. En primer lugar, el político y el administrativo, es necesario el impulso, coordinación y liderazgo de ambos ámbitos. Pero dentro del administrativo, nos encontramos con tres colectivos, tres llaves que se presentan como fundamentales para que la solución permita responder a todas las necesidades.

La primera, la llave jurídica, hablamos de normas, del ordenamiento jurídico, resulta imprescindible contar con ella, en el ámbito local, indefectiblemente se piensa siempre en los Secretarios. La segunda, la llave documental, directamente relacionada con el siguiente paso, pues la gestión documental, la archivística, pasa a integrarse en el núcleo duro de la administración. Y, por último, la llave tecnológica, parece evidente también, pero no en la versión tradicional del informático, sino desde el propio del procedimiento administrativo, de una visión transversal. El conocimiento se ha vuelto fluido y flexible, todos debemos saber un poco de todo, manejar el mismo lenguaje y perseguir los mismos objetivos, se acabaron los reinos de taifas.

4.- Archivar no es almacenar papel: diseñemos nuestra política de gestión documental

El enunciado de este paso lo dice todo. Podríamos ilustrarlo con variopintas imágenes de archivos públicos en los que lo único que veríamos serían montones de documentos. En el mejor de los casos, ordenados en los conocidos A-Z y, en el peor de los casos, simplemente expulsados de las oficinas por falta de espacio. La administración electrónica pone fin a la falta de consideración hacia nuestro patrimonio documental.

Para ello, los técnicos en archivos dan un paso al frente y se incorporan al procedimiento administrativo desde el inicio de la tramitación. En este ámbito, queda mucho trabajo por hacer, ante la falta de concienciación del relevante papel que les corresponde y la necesidad de contar con estos profesionales en todo el sector público (todavía rara avis en muchas AAPP).

La aprobación de la política de gestión documental permitirá la correcta gestión de los documentos electrónicos de la respectiva entidad en el marco diseñado por el Esquema Nacional de Interoperabilidad. Un ejemplo, el Modelo de política de gestión de documentos electrónicos para Entidades Locales (PGD-el) desarrollado por los propios especialistas del ámbito local.

5.- Centrar la transformación en el ciudadano: informar, comunicar, informar, explicar

De los súbditos de la Edad Media y el Antiguo Régimen, a los administrados que evolucionaron a ciudadanos, y que ahora la Ley 39/2015 ha convertido en personas. La finalidad de la administración es prestar servicios públicos a las personas, sin embargo, se legisla de espaldas a ellos y tampoco se cuenta con su opinión para dar un salto tan importante en el modelo de administración. Qué decir de la falta de información una vez aprobadas las nuevas leyes.

A pesar de que muchas personas están obligadas desde octubre de 2016 a relacionarse electrónicamente con la administración, pocas de ellas conocen de verdad el alcance de esta obligación y como materializarla, e incluso esta nueva obligación que les afecta. En idéntico sentido, aquéllos a los que la ley les reconoce el derecho a relacionarse por esta vía y que carecen de las herramientas de apoyo necesarias, de la más mínima y elemental información. Es necesario comunicar, informar y explicar, hasta que se comprenda, el nuevo marco de relaciones con las personas para que puedan ejercer sus derechos y cumplir con sus obligaciones por vía electrónica. Las personas son (somos) el alfa y el omega de la administración pública.

6.- La tecnología no es la solución (pero sí es parte de ella)

Podríamos caer en el error de creer que con la adquisición de caros equipos y sofisticados sistemas tecnológicos tendríamos garantizada la implantación de la administración electrónica, pero no es así, ya decíamos en el paso 3 que la verdadera innovación está en las personas.

Pero hace falta la tecnología, hacen falta esos equipos y sistemas para ponerlos a disposición de las personas, para poder hacer un uso efectivo de la administración electrónica, desde ambos lados, desde dentro de las instituciones para una mejor gestión y tramitación de los procedimientos, pero también para que las personas en general puedan utilizarlas. El riesgo de exclusión social es muy amplio y diverso.

No hace demasiado podíamos leer cómo en 2.731 municipios los operadores no han desplegado redes capaces de dar 10 megas de descarga, una amplia parte del territorio en la que enviar un correo electrónico se convierte en una hazaña de titanes. Es decir, la brecha digital no afecta únicamente a personas mayores que “no entienden” las nuevas tecnologías. En muchos casos hablamos de verdadera imposibilidad material para relacionarse electrónicamente con la administración ¿cómo resolverlo cuándo ésta es la única vía legalmente admitida? Todavía queda mucho que mejorar en el ámbito de las redes de comunicaciones.

En la próxima entrada la segunda parte del Programa de 12 pasos, mientras tanto puedes ver el vídeo completo de la intervención

¿Cómo implantar la Administración Electrónica? Programa de 12 pasos