La publicación del Real Decreto 128/2018, de 16 de marzo por el que se regula el régimen jurídico de los funcionarios de Administración Local con habilitación de carácter nacional (FHN) tras más de tres años de espera de una normativa con la que se pretendía adaptar formalmente las funciones que desempeñan y la configuración de estos puestos a la administración y a la sociedad del S XXI dejaba un sabor agridulce, pues, aunque se han recogido muchos aspectos positivos, otros no lo han sido tanto.
Una de las mayores novedades desde el punto de vista de la asignación de funciones a los FHN, se produce, precisamente, en relación con la Secretaría, respecto a la cual el desdoblamiento funcional se desglosa, en el artículo 3, a su vez, en las funciones de fe pública y asesoramiento legal preceptivo.
Una simple mirada al contenido de dicho artículo permite comprobar el sesgo que, en su desempeño, ha dejado el modelo de administración electrónica (aunque no suficiente, dadas algunas notables anomalías), sin perjuicio de que al tiempo el mantenimiento de la redacción de determinados preceptos ofrezca ciertas dificultades desde el punto de vista de la tramitación electrónica.
A continuación enumeramos las líneas más destacadas de esta nueva regulación de las funciones electrónicas de los Secretarios
1.- Funcionamiento de los órganos colegiados de gobierno
Aunque la Disposición Adicional Vigésimo Primera de la Ley 40/2015, establece que no serán de aplicación a los órganos de gobierno de las entidades locales, es decir, al Pleno y a la Junta de Gobierno, la regulación básica de los artículos 15 a 18 LRJSP, en los que se recogen, expresamente, las normas para su funcionamiento electrónico, la tramitación electrónica de los procedimientos sometidos a su decisión, conforme a la Ley 39/2015, exige aplicar, como mínimo, fórmulas mixtas combinando tramitación electrónica y asistencia presencial, como norma general.
2.- Reconversión digital de otras funciones de la Secretaría
Al lado de nuevas funciones, el RD mantiene un grupo de funciones de la Secretaría se mantienen en su esencia, tan sólo con la diferencia de que son objeto de reconversión digital, entre algunas de ellas puede citarse:
— Transcribir en el Libro de Resoluciones, cualquiera que sea su soporte, las dictadas por la Presidencia, por los miembros de la Corporación que resuelvan por delegación de la misma, así como las de cualquier otro órgano con competencias resolutivas.
Dicha trascripción constituirá exclusivamente garantía de la autenticidad e integridad de las mismas.
— Certificar todos los actos o resoluciones de la Presidencia y los acuerdos de los órganos colegiados decisorios, así como los antecedentes, libros y documentos de la Entidad Local.
— Remitir a la Administración General del Estado y a la de la Comunidad Autónoma, en los plazos y formas determinados en la normativa aplicable, copia o, en su caso, extracto de los actos y acuerdos de los órganos decisorios de la Corporación, tanto colegiados como unipersonales, sin perjuicio de la obligación que en este sentido incumbe al Alcalde o Presidente de la Entidad Local.
3.- Algunas asincronías en la nueva regulación: el extracto en papel
La relectura del tercer párrafo del apartado 2 d), del artículo 3, arrojaba siempre la misma conclusión: si el soporte del acta del órgano colegiado es electrónico, será preciso que el Secretario redacte un «extracto en papel».
Extracto en papel que, en realidad, se refiere al documento anteriormente conocido como “acta” aunque, al parecer, exento de las formalidades de dicha norma y que parece contravenir, al no ofrecer una explicación que justifique su introducción, la normativa sobre administración electrónica, y que representa un balón de oxígeno para aquéllos que todavía mantienen su resistencia a la incorporación de los medios electrónicos en el desempeño de las funciones de Secretaría. Sobre este extremo poco más que decir a lo ya apuntado por Víctor Almonacid aquí
4.- La superior dirección de los archivos y registros de la Entidad Local
Uno de los mayores impactos desde el punto de vista de las funciones de Secretaría con vertiente electrónica se produce con la atribución de la superior dirección de los archivos y registros de la entidad local, ahora íntegramente electrónicos, y que constituyen los pilares del diseño y ejecución del nuevo modelo de administración y de procedimiento, y, en consecuencia, la asignación de mayores cargas de responsabilidad al desempeño ordinario de las funciones. Se conectan directamente, de este modo, a los responsables de la Secretaría con la esencia del modelo de administración electrónica diseñado por la Ley 39/2015 y Ley 40/2015.
5.- La Secretaría como órgano para el ejercicio electrónico de las funciones reservadas
La vertiente electrónica avanza un paso más con lo dispuesto en la Disposición Adicional Octava del RD, bajo la denominación de «ejercicio electrónico de las funciones reservadas» , cuando señala que a los efectos del ejercicio en soporte electrónico de las funciones reservadas a los funcionarios regulados en el mismo, los puestos a ellos reservados tendrán la consideración de órganos, sin perjuicio de lo dispuesto en el Título X LRBRL.
La relevancia del reconocimiento de la condición de órgano a la Secretaría deriva de la reserva legal de fe pública en relación, entre otros aspectos, con la regulación de actuaciones administrativas automatizadas, en los términos establecidos en los artículos 41 y 42 de la Ley 40/2015, especialmente en conexión con el artículo 27 LPAC.
En definitiva…..
El balance de la nueva regulación esulta positivo en algunos aspectos, en tanto que en otros no tanto, pero en conclusión puede decirse que, en este aspecto, se refuerza la configuración de las Secretarías en las Corporaciones Locales con la atribución de nuevas y relevantes funciones.
NOTA: Esta entrada constituye un extracto del análisis en profundidad realizado el artículo Las funciones electrónicas de los Secretarios en el Real Decreto 128/2018, de 16 de marzo, publicado en la Revista el Consultor de los Ayuntamientos nº 5, Mayo 2018, disponible íntegramente aquí
